Contactos: importación, listas, segmentos y reglas de actualización

Cómo se importa una lista

Subís un archivo CSV o Excel y mapeás sus columnas contra los campos del contacto. En el último paso elegís la lista destino: una lista fija que ya tengas o una nueva, que se crea junto con la importación. La zona horaria se define por contacto o por lista entera, y nunca se infiere sola, porque un mismo código de área puede corresponder a más de un huso horario.

Una importación grande tarda unos minutos y no hace falta quedarse mirando: cuando termina, o si falla después de los reintentos, a quien subió el archivo le llega un aviso en la campana con lo creado, lo actualizado, lo que quedó igual y lo que tuvo error, y al tocarlo se abre esa importación. Las que llegan por la API no avisan en la campana: cuando terminan, tu sistema se entera por el webhook.

• Nombre y datos de la empresa
• Uno o más teléfonos por contacto
• Zona horaria, por contacto o por lista completa
• Campos personalizados del catálogo de tu cuenta
• Tags para segmentar y filtrar

Importar desde Excel

Un archivo de Excel se sube igual que un CSV, sin convertirlo antes. Se lee la primera hoja visible del libro, y los encabezados que después mapeás son la fila de arriba de la tabla: un título suelto encima se saltea. Si dos columnas se llaman igual, la segunda aparece como «nombre (2)», así elegís la correcta. Se toma el valor de cada celda, no su formato: un teléfono guardado como número conserva todos sus dígitos y una celda con formato de fecha llega lista para un campo de tipo fecha, pero los ceros adelante que sólo pone el formato de la celda se pierden. Si tus teléfonos empiezan con 0, dale a esa columna formato de texto antes de cargarlos.

• Si es tu primera importación, «Descargar ejemplo», debajo de donde soltás el archivo, baja una planilla con los campos de tu cuenta como encabezados y dos contactos de ejemplo. Completala con los tuyos y se mapea sola. Si la importás tal cual, los contactos se crean pero el discador nunca llama a sus teléfonos de ejemplo.
• Se aceptan .xlsx y .csv, de hasta 20 MB.
• Un CSV se lee con el separador y la codificación con que se guardó: comas o punto y coma (lo que usa Excel en una computadora configurada en español) o tabulaciones, en UTF-8 o en la codificación de Windows con la que Excel guarda «CSV» común. No hace falta elegir nada: se reconoce mirando el archivo, y los acentos llegan bien. Lo único que no se puede leer es un archivo que mezcla las dos codificaciones, por ejemplo un CSV UTF-8 con algunas celdas pegadas de otro lado: se rechaza antes de importar nada, con el aviso de que lo guardes como «CSV UTF-8» y lo subas de nuevo.
• Un .xls (el formato viejo de Excel) o un .ods no se pueden leer: abrilo y guardalo como .xlsx.
• Si el libro tiene varias hojas, dejá los contactos en la primera hoja visible.

Cuando falta un dato, gana la interpretación más restrictiva

Si un contacto no trae zona horaria propia ni la trae la lista, el sistema asume la interpretación más restrictiva a la hora de decidir cuándo se lo puede llamar. Es la misma regla que usa el candado de cumplimiento: ante la duda, no se llama.

Qué pasa si el número ya existe

Cada fila se identifica por sus teléfonos, o por su identificador externo si viene de un sistema conectado. Si el contacto ya está cargado nunca se crea un duplicado, aunque el archivo escriba el número de otra forma válida (por ejemplo, un celular con o sin su prefijo de móvil; las primeras filas que coinciden así quedan señaladas en el detalle de la importación, como muestra para que lo revises), y lo que le pasa depende de lo que elijas al importar. El resultado de la importación te dice cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y cuántos quedaron sin cambios.

• Actualizar con los datos del archivo (la opción por defecto): el contacto toma los valores del archivo y suma los números nuevos que traiga. Una celda vacía nunca borra un dato, y la zona horaria sólo cambia si la fila trae una propia.
• No modificar, sólo sumarlos a la lista: el contacto queda exactamente como está (campos, números y zona horaria) y sólo entra a la lista destino. Sirve cuando cargás una tanda nueva y algunos contactos ya los trabajó tu equipo: lo que corrigió un agente no se pierde, y si tus campañas son segmentos por un campo, nadie cambia de campaña por la importación.

Lista fija o segmento

Hay dos tipos de lista, y se elige al crearla. Una lista fija guarda a quien sumaste (con una importación, a mano o desde un sistema conectado) y no cambia sola. Un segmento es una regla: sus integrantes son los contactos que la cumplen en cada momento, así que entran y salen solos cuando cambian sus datos. Las dos sirven como lista de una campaña.

La regla práctica: si la pregunta es «¿de dónde salió este contacto?», es una lista fija. Si es «¿qué tiene que cumplir?», es un segmento. Si son las dos cosas, es un segmento que filtra por una lista fija.

En Listas, el total de una lista fija es exacto. El de un segmento se vuelve a contar al guardar su regla y después cada hora, así que puede tardar hasta una hora en reflejar un cambio en los contactos. Con muchos contactos, la tabla de Contactos avanza con las flechas y el total dice «Más de 10.000».

• Una tanda o un archivo concreto: lista fija.
• Una base asignada que no tiene que cambiar aunque cambie un dato de la ficha: lista fija.
• Un criterio que se mantiene al día solo, como un monto o una zona: segmento.
• Sacar solo a quien cambió de estado, como quien ya pagó: segmento.

Combinar una lista con un filtro

En un segmento, y en el filtro de Contactos, podés sumar la condición «Está en» o «No está en» una lista fija junto con los filtros por campo. Por ejemplo, «está en Tanda 15/10 y Grupo es G1», o «Grupo es G1 y no está en la tanda anterior». Las condiciones se suman: el contacto tiene que cumplirlas todas. Un segmento que filtra por una lista todavía vacía se puede crear, que es lo normal cuando armás la campaña antes de importar la tanda.

Las comparaciones dependen del tipo del campo. Un campo de número o de fecha acepta «mayor que», «mayor o igual a», «menor que» y «menor o igual a»: por ejemplo «Puntaje mayor o igual a 3», o una fecha «menor o igual a» el último día del mes, que incluye ese día. Un campo de texto sólo compara con «es», «contiene» y sus contrarios, aunque lo que guarda parezca un número o una fecha. Si querés comparar, el campo tiene que ser de número o de fecha desde que lo creás.

Un segmento sólo filtra por listas fijas, nunca por otro segmento. Y mientras un segmento filtre por una lista, esa lista no se puede eliminar ni convertir en segmento: el segmento se quedaría sin su referencia y, si alimenta una campaña, su cola cambiaría sin que nadie lo decida. Si lo intentás, te dice qué segmentos la usan.

Un teléfono sin código de país se lee como el de tu cuenta

Un número escrito con el signo + y su código de país adelante se guarda tal cual, venga de donde venga. Uno escrito sin código de país se lee como un número del país de tu cuenta, que es lo que permite cargar un teléfono local igual que lo escribe todo el mundo.

Por eso, si el número es de otro país, escribilo siempre con el + y su código. Si no lo lleva y no puede ser un número del país de tu cuenta, se rechaza y te lo marca: en el informe si vino de una importación, en el campo si lo estás cargando a mano o desde un sistema conectado. Antes se guardaba con el código de país de la cuenta: quedaba un número que no existe, imposible de llamar y con ficha propia, separada de la del contacto que ya tenías.

Se revisa contra tus listas de supresión, siempre

Al importar y también al momento de discar, cada contacto se revisa contra las listas de supresión y contra los números que ya marcaste DNC. Un contacto suprimido no se salta en silencio: queda visible con el motivo, tanto en la cola del discador como en el registro de auditoría exportable.

El historial es un hilo continuo, no tickets sueltos

Cada contacto tiene una conversación por cada número tuyo con el que habló: llamadas con su grabación reproducible ahí mismo, buzones de voz, SMS, notas internas y archivos, todo ordenado en el tiempo. Nada se borra ni se reemplaza: una llamada nueva, un SMS entrante o una nota se agregan al mismo hilo.

Un hilo cerrado se reabre solo apenas llega actividad nueva del contacto: no hace falta reabrirlo a mano. Si el contacto lo trabaja también un sistema conectado por la API, sus notas aparecen en el mismo hilo, firmadas con el nombre de la clave en vez de con el de una persona.

Quién puede editar qué

El equipo importa y administra la base desde las listas; los agentes consultan y editan la ficha desde la conversación o desde el buscador de contactos. Los cambios de contacto quedan a la vista de todo el equipo con acceso, y las acciones de cumplimiento (bloquear, marcar DNC, dar de baja de SMS) quedan siempre auditadas.

Archivar en vez de borrar

Un sistema conectado por la API puede archivar un contacto: sale de la lista y de toda campaña, y deja de discarse, pero no se borra. Los teléfonos y las bajas de SMS quedan intactos, que es justo el motivo: al borrar un contacto se irían con él, y el mismo número volvería a entrar mañana como si nunca hubiera pedido la baja.

Para encontrar uno archivado, usá el filtro Archivados en la lista de contactos.